Klachtenregeling — Laatst bijgewerkt: juli 2026
IBP Team B.V.
Amersfoortseweg 38
3951 LC Maarn
033 200 30 83
info@ibpteam.nl
www.ibpteam.nl
1. Wie zijn wij?
IBP Team B.V. ondersteunt zorg- en onderwijsinstellingen op het gebied van kwaliteitsmanagement, informatiebeveiliging, privacy, wet- en regelgeving, audits en organisatieontwikkeling.
Wij streven naar een professionele, zorgvuldige en klantgerichte dienstverlening. Mocht u desondanks niet tevreden zijn over onze dienstverlening, dan horen wij dat graag. Met deze klachtenregeling leggen wij uit hoe u een klacht kunt indienen en hoe wij deze behandelen.
2. Doel van deze klachtenregeling
IBP Team B.V. hecht grote waarde aan de kwaliteit van haar dienstverlening. Ondanks onze inspanningen kan het voorkomen dat een opdrachtgever, relatie of andere betrokkene niet tevreden is over onze dienstverlening. Met deze klachtenregeling bieden wij een duidelijke procedure voor het indienen, behandelen en afhandelen van klachten.
Het doel van deze regeling is:
- klachten zorgvuldig en objectief te behandelen;
- te leren van signalen en verbeterpunten;
- de kwaliteit van onze dienstverlening continu te verbeteren;
- te zorgen voor een transparante en professionele afhandeling.
3. Reikwijdte
Deze klachtenregeling is van toepassing op klachten over:
- de dienstverlening van IBP Team;
- de uitvoering van opdrachten;
- communicatie of bejegening door medewerkers;
- kwaliteitsmanagement, audits, informatiebeveiliging, privacy of compliancedienstverlening;
- digitale platformen, portalen of applicaties van IBP Team;
- de verwerking van persoonsgegevens.
4. Indienen van een klacht
Een klacht kunt u schriftelijk of per e-mail indienen via info@ibpteam.nl.
Bij voorkeur bevat de klacht:
- naam van de indiener;
- organisatie (indien van toepassing);
- contactgegevens;
- omschrijving van de klacht;
- datum waarop de gebeurtenis heeft plaatsgevonden;
- eventuele relevante documenten of correspondentie.
5. Ontvangstbevestiging
IBP Team bevestigt de ontvangst van een klacht binnen vijf werkdagen.
6. Behandeling van de klacht
IBP Team behandelt klachten zorgvuldig, objectief en vertrouwelijk.
De klacht wordt behandeld door een functionaris die niet direct betrokken is geweest bij de gebeurtenis waarop de klacht betrekking heeft. Heeft de klacht betrekking op de aangewezen klachtenbehandelaar, dan wordt een andere daartoe aangewezen functionaris met de behandeling belast.
Is aanvullende informatie nodig voor een zorgvuldige beoordeling, dan kunnen wij contact opnemen met de indiener van de klacht.
IBP Team streeft ernaar klachten binnen twintig werkdagen na ontvangst af te handelen. Is meer tijd nodig voor het onderzoek of de beoordeling, dan informeren wij de indiener hierover tijdig, onder vermelding van de verwachte termijn voor afhandeling.
7. Uitkomst
De uitkomst van het onderzoek delen wij schriftelijk mee aan de indiener.
Wordt de klacht gegrond verklaard, dan treft IBP Team passende corrigerende of preventieve maatregelen.
8. Privacyklachten
Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u indienen via info@ibpteam.nl.
Bent u niet tevreden over de afhandeling van een privacyklacht, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Registratie en verbetering
Klachten worden geregistreerd, geanalyseerd en periodiek geëvalueerd. De uitkomsten van klachtenanalyses kunnen worden gebruikt voor verbetermaatregelen binnen processen, dienstverlening, informatiebeveiliging, kwaliteitsmanagement en klantcommunicatie.
10. Vertrouwelijkheid
Alle klachten behandelen wij vertrouwelijk. Informatie delen wij uitsluitend met personen die betrokken zijn bij de behandeling van de klacht, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft.
11. Vaststelling en wijziging
IBP Team kan deze klachtenregeling van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van IBP Team.
12. Contact
Voor vragen over deze klachtenregeling of de behandeling van een klacht kunt u contact opnemen via info@ibpteam.nl.
