Privacyverklaring

Privacyverklaring — Laatst bijgewerkt: juli 2026

IBP Team B.V.
Amersfoortseweg 38
3951 LC Maarn
033 200 30 83
info@ibpteam.nl
www.ibpteam.nl

1. Wie zijn wij?

IBP Team B.V. is gespecialiseerd in het ondersteunen van zorg- en onderwijsinstellingen bij kwaliteitsmanagement, informatiebeveiliging, privacy, wet- en regelgeving, audits en organisatieontwikkeling.

Wij helpen organisaties bij het opzetten, implementeren, onderhouden en verbeteren van managementsystemen en complianceprocessen, zodat zij kunnen voldoen aan geldende wet- en regelgeving en zich kunnen richten op hun primaire taak.

IBP Team B.V. verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening en bedrijfsvoering zoals beschreven in deze privacyverklaring. Afhankelijk van de dienstverlening treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker namens onze opdrachtgevers.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

naam en contactgegevens;
functiegegevens;
organisatiegegevens;
correspondentie- en communicatiegegevens;
gegevens die worden verstrekt tijdens advies-, audit-, certificerings-, subsidie- of aanbestedingstrajecten;
gebruikersgegevens van websites, portalen en digitale diensten;
IP-adres, browsergegevens en logbestanden;
persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van overeenkomsten of wettelijke verplichtingen.

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij in opdracht van onze opdrachtgevers ook bijzondere persoonsgegevens verwerken. Dit gebeurt uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, op basis van de instructies van de opdrachtgever en met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
het opstellen van offertes en overeenkomsten;
het uitvoeren van advies- en implementatietrajecten;
het ondersteunen van kwaliteitsmanagementsystemen en certificeringstrajecten;
het ondersteunen bij informatiebeveiliging, privacy en compliancevraagstukken;
het uitvoeren van audits, nulmetingen en risicoanalyses;
het begeleiden van subsidieaanvragen en subsidieverantwoording;
het ondersteunen bij aanbestedingen en contractering;
het leveren van digitale platformdiensten en klantportalen;
het beheren van klantrelaties;
het verbeteren van onze dienstverlening;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het beveiligen van systemen, applicaties en gegevens.

Voor bepaalde onderdelen van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen, bijvoorbeeld voor documentanalyse, kennismanagement, rapportages en ondersteuning van gebruikersvragen. Daarbij treffen wij passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

4. Grondslagen voor verwerking

IBP Team B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
de door u verleende toestemming;
gerechtvaardigde belangen, zoals het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen en het onderhouden van klantrelaties.

Wij verwerken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij daartoe wettelijk gerechtigd of verplicht zijn.

5. Gebruik van AI en digitale ondersteuning

IBP Team B.V. maakt gebruik van digitale hulpmiddelen, automatisering en kunstmatige intelligentie ter ondersteuning van haar dienstverlening. AI kan worden ingezet voor documentanalyse, kennismanagement, rapportages, kwaliteitsmanagement, compliance-ondersteuning en het beantwoorden van gebruikersvragen binnen klantportalen.

AI-toepassingen worden ingezet als ondersteunend hulpmiddel. Wij verzoeken gebruikers geen bijzondere persoonsgegevens, dossiers, BSN-nummers, wachtwoorden of andere vertrouwelijke gegevens in AI-omgevingen in te voeren, tenzij dit noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening en passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

Wanneer u gebruikmaakt van een AI-assistent of chatbot, maken wij duidelijk dat u communiceert met een geautomatiseerd systeem.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

IBP Team B.V. neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of personen anderszins aanzienlijk treffen.

7. Delen van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen met leveranciers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals leveranciers van clouddiensten, hosting, communicatieplatformen, kwaliteitsmanagementsystemen, CRM-systemen, beveiligingsoplossingen en AI-toepassingen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten.

8. Internationale doorgiften

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting, contractuele verplichting of gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist. Onze financiële administratie bewaren wij conform de fiscale wetgeving minimaal zeven jaar.

Gegevens die wij verwerken in het kader van advies, audits, certificering, kwaliteitsmanagement, informatiebeveiliging, subsidiebegeleiding en compliancetrajecten bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, het kunnen aantonen van uitgevoerde werkzaamheden, het voldoen aan contractuele afspraken en het kunnen afhandelen van eventuele vragen, geschillen of aansprakelijkheidskwesties.

Wanneer wij namens opdrachtgevers persoonsgegevens verwerken, bepalen de opdrachtgevers in beginsel de toepasselijke bewaartermijnen. In dat geval handelen wij overeenkomstig de gemaakte afspraken en de toepasselijke wet- en regelgeving.

10. Cookies

Wij gebruiken functionele en analytische cookies en mogelijk aanvullende cookies voor het verbeteren van onze dienstverlening. Via onze cookie-instellingen kunt u uw voorkeuren beheren.

11. Beveiliging

IBP Team B.V. neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens te voorkomen.

Deze maatregelen omvatten onder meer toegangsbeveiliging, multifactorauthenticatie waar passend, logging en monitoring, encryptie van gegevens tijdens opslag en verzending, periodieke beveiligingscontroles, leveranciersbeheer en bewustwording van medewerkers op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

Daarnaast evalueren wij onze beveiligingsmaatregelen periodiek en passen wij deze waar nodig aan op basis van technologische ontwikkelingen, risicoanalyses en wijzigingen in wet- en regelgeving.

12. Uw rechten

U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast heeft u het recht om persoonsgegevens te laten corrigeren, verwijderen of de verwerking daarvan te beperken. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of verzoeken om overdracht van uw gegevens, voor zover de wet dit toestaat.

U kunt een verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens indienen via info@ibpteam.nl. Wij beoordelen ieder verzoek zorgvuldig en reageren binnen de wettelijke termijnen.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een opdrachtgever, kunnen wij het verzoek afstemmen met de betreffende opdrachtgever om een correcte en zorgvuldige afhandeling te waarborgen.

13. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via info@ibpteam.nl. Wij behandelen klachten conform onze klachtenregeling, die beschikbaar is op onze website.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Contact

Voor vragen over privacy of deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via info@ibpteam.nl.